Đối với các công ty sản xuất, dịch vụ hoặc các công ty có tính đặc thù về thời gian hoặc tăng ca nhiều thì việc chấm công rất rất rắc rối, phức tạp, cần nhiều nhân sự.

Chỉ cần chấm ngày công không đúng dẫn đến tính lương hoặc ngày nghỉ phép sai nhân viên sẽ khiếu nại. Vì vậy, cần phải có giải pháp để tối ưu hóa được những khó khăn này. Giải pháp quản lý chấm công của phần mềm SS4U.HRM sẽ giải quyết vấn đề này như thế nào? Các bước thực hiện như sau:

1. Khai báo mục công

Danh mục này khai báo các loại ngày công công ty sử dụng và chế độ lương của nhân viên của từng loại ngày công. Chế độ lương của nhân viên thường theo quy định của nhà nước. Tuy nhiên ở màn hình này cho phép khai báo động do đó có thể thay đổi khi chính sách pháp luật thay đổi. Chế độ lương của nhân viên ở đây thể hiện bằng hệ số.

2. Khai báo các loại ngày nghỉ và ngày lễ trong năm

Danh mục ngày lễ hỗ trợ khai báo các ngày lễ tết trong năm. Ví dụ: Tết, quốc tế lao động, quốc khánh…. Khi khai báo ở danh mục này thì những ngày được khai báo sẽ mặc định là không làm việc và loại ngày nghỉ là nghỉ lễ. Việc khai báo được thực hiện lần đầu hoặc khi có phát sinh mới. Có thể khai báo trước tất cả các ngày lễ trong năm.

3. Định nghĩa giờ công làm làm việc và số ngày làm việc trong tháng

Doanh nghiệp chỉ cần định nghĩa giờ công làm việc và số ngày làm việc trong mỗi tháng của công ty trên hệ thống. Sau đó sẽ gán mỗi giờ công cho từng bộ phận và nhân viên. Vì có thể mỗi bộ phận khác nhau trong công ty sẽ có giờ công khác nhau.

4. Chấm công

Hệ thống phần mềm quản lý nhân sự SS4U.HRM áp dụng phương pháp chấm công ngược sẽ giúp bảng chấm công đơn giản và dễ nhìn hơn. Thay vì, chấm công cho nhân viên ngày đi làm thì phần mềm chỉ chấm những ngày nhân viên nghỉ làm và trừ số ngày không đi làm sẽ ra số ngày đi làm.

Có 2 cách chấm công:

• Chấm công trực tiếp trên hệ thống: Phòng nhân sự sẽ có một màn hình để chấm công, những nhân viên nào không đi làm sẽ mở ra tick chọn.

• Phần mềm sẽ tích hợp với hệ thống máy chấm công của công ty. Khi chấm công sẽ xuất bảng excel trên hệ thống mấy chấm công sau đó sẽ đẩy dữ liệu vào phần mềm SS4U.HRM. Dưới đây, là bảng chấm công hoàn chỉnh sau được in từ phần mềm quản lý nhân sự SS4U.HRM:

5. Báo cáo chấm công

Là các bảng tổng hợp mà doanh nghiệp cần theo dõi và đánh giá để có thể định hướng và bố trí nhân sự phù hợp để công ty luôn hoạt động ổn định. Các báo cáo gồm có:

• Bảng theo dõi phép năm
• Tổng hợp theo dõi phép năm
• Báo cáo thống kê phép năm
• Bảng chấm công
• Tổng hợp giờ công
• Theo dõi tăng ca nhân viên, theo vị trí công việc
• Bảng báo cáo tổng giờ tăng ca khi thiếu nhân sự….